¿Son profesionales sus mensajes electrónicos?

Como personas de negocios, invertimos una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en crear la imagen que mostraremos al público, los clientes y los colegas. Para vernos como profesionales escogemos cuidadosamente nuestro atuendo, hablamos de forma profesional y utilizamos el contacto con el público como oportunidades para darles confianza en nuestras habilidades.

Sin embargo, mucha gente de negocios, no le da a sus correos electrónicos una segunda revisada antes de enviarlos. Ya que gran parte de los negocios actuales se hace por correo electrónico en lugar de cara a cara, deberíamos poner más atención a la imagen que damos a través de nuestros correos electrónicos.

A continuación mostramos algunas sugerencias para proyectar una imagen profesional a través del email, al mismo tiempo que le saca provecho a su correspondencia.

Utilice la línea del título en su favor – Asegúrese de que el título del mensaje tenga significado para el receptor para que él sepa lo que el mensaje contiene. Esto le ayudará a darle prioridad a su mensaje y a encontrarlo rápidamente en su bandeja de entrada cuando lo necesite.

Manténgalo corto – Los emails no buscan reemplazar las conversaciones o las juntas cara a cara. Los correos electrónicos son más efectivos cuando son cortos y van directo al punto. Trate de mantener sus mensajes dentro de la pantalla, evite que sus lectores tengan que bajar la pantalla para buscar la información importante. Leer en una pantalla es más difícil que leer en papel, por lo que si sus mensajes son demasiado largos corre el riesgo de que sus lectores no lean hasta el final y consecuentemente, pierdan la información importante. Si tiene más que decir, puede intentar con una llamada o un email de seguimiento como mejor opción.

Responda todas las preguntas – Disminuya el ir y venir de emails al contestar a todas las preguntas en su primer reenvío. Si no puede contestar a alguna de las preguntas en ese momento, no la ignore, hágale ver que se la responderá más tarde. Al no responder a las preguntas Usted forzará a la persona a que siga preguntando hasta recibir una respuesta. Este ir y venir de correos electrónicos puede ser una pérdida de tiempo para ambas partes.

Utilice gramática, puntuación y ortografía correcta – El que los correos electrónicos sean cortos y rápidos no quiere decir que no deban utilizar el lenguaje y la puntuación adecuados. Enviar mensajes con errores da una imagen poco profesional a sus lectores y da la impresión de que no le da la suficiente importancia ni cuidado a su correspondencia. Además, los emails con errores excesivos y falta de puntuación pueden ser difíciles de leer y entender. Igualmente, NO USE SOLAMENTE MAYÚSCULAS, ya que parece que le estuviera gritando a todos sus lectores. Recuerde que la puntuación en español es diferente que la del inglés, no omita signos de interrogación o de admiración como se hace en el inglés.

Tenga cuidado con el uso de abreviaciones y de iconos de caras – Como regla general los emails de negocios no deben contener abreviaciones ni iconos de emociones ya que se ven poco profesionales y puede ser que sus lectores no los comprendan.

Utilice la Copia al Carbón correctamente – solamente use el campo “Para” con la persona directamente relacionada con el mensaje. El campo “CC” úselo para alguien que Usted desee que esté informada del mensaje pero que no requiere contestarlo.

Final y principalmente, lea su mensaje electrónico antes de enviarlo - Verifique la ortografía y la gramática, asegúrese de que le está enviando y respondiendo a la persona correcta. Dar una imagen profesional de Usted va más allá de su forma de vestir. ¡Asegúrese de que sus mensajes electrónicos trabajen para Usted y no contra Usted!

Claudia Felgueres
claudia@wsitopsolutions.com.mx


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