Intranets, uno de los poderes del Internet

Imagínese que es Ud. el director de una compañía que tiene oficinas en diferentes partes del mundo y hasta tiene algunos empleados trabajando desde sus casas. Todos están involucrados en un proyecto nuevo y el reto es enviarse información y opiniones sobre el mismo. El Intranet llega al rescate.

Un Intranet crea canales de comunicación seguros entre Ud. y sus socios, empleados, proveedores, vendedores y clientes, utilizando una contraseña de protección en un sitio de Internet establecido previamente. Muchas compañías utilizan el Intranet como áreas protegidas en donde ponen trabajos, proyectos, cotizaciones, solicitudes de cotizaciones y ahora, hasta las facturas digitales permitidas por Hacienda, en un lugar en donde se aseguran que sus competidores no tendrán acceso a ellas. El uso de una página web protegida por una contraseña se conoce como Intranet.

Generalmente, el administrador del Intranet le asigna una contraseña a cada miembro y le autoriza el acceso a las diferentes partes del Intranet, ya que un miembro puede tener acceso a todas o solo a algunas áreas del mismo.

La comunicación dentro de una compañía y entre socios comerciales puede ser difícil si hay una falta de buena tecnología en las comunicaciones. Mientras que las llamadas en conferencia son una forma de crear acuerdos entre grupos, usando el Internet permite tener tiempo para pensar y reflexionar y puede proveer una bitácora de todas las transacciones y conversaciones ocurridas. El correo electrónico y el Intranet pueden facilitar la comunicación entre su compañía y su comunidad. Un Intranet también puede reducir errores de comunicación entre los socios comerciales y ayuda a eliminar las barreras jerárquicas.

La comunicación entre diferentes países también se puede hacer mucho más barata al usar el Internet en lugar del teléfono, de forma que todos los participantes de la organización, sin importar la distancia en que se encuentren, puedan estar involucrados en el proceso de la toma de decisiones. El Intranet permite a las divisiones operativas en diferentes lugares, reportar ventas, requerimientos operativos y problemas de capacidad para que se puedan resolver en el tiempo indicado para el servicio a su cliente. Todo esto se puede hacer evitando los altos costos de las llamadas de larga distancia.

En organizaciones pequeñas, el correo electrónico y los Intranets pueden actuar también como una forma útil de archivar ideas que se hayan intercambiado. Trabajan de maravilla adicionalmente a los canales de comunicación comunes como los boletines de noticias.

Al trabajar con los Intranets, es muy importante capacitar a todos los usuarios potenciales del sistema en cuanto a los beneficios que les otorgará y ayudarlos a adaptarse a usarlo. En unas cuantas semanas, todos los usuarios estarán tan familiarizados a él que no dejarán de utilizarlo.

Claudia Felgueres
claudia@wsitopsolutions.com.mx


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